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Was verstehen wir unter EDI und seinen Integrationsanforderungen?

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Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist das elektronische Austauschen von Geschäftsinformationen in einem einheitlichen und einheitlichen Format; eine Methode, die es einem Unternehmen ermöglicht, Informationen oder Daten elektronisch an ein anderes Unternehmen zu senden, anstatt Papier zu verwenden.

Obwohl viele Geschäftsdokumente mit EDI ausgetauscht werden können, sind die beiden häufigsten Bestellungen und Rechnungen. Zunächst einmal ersetzt EDI die Mail-Vorbereitung und -Handhabung, die mit der alten Geschäftskommunikation und dem Handel verbunden ist. Die wahre Stärke von EDI liegt jedoch in der Standardisierung der übermittelten Informationen in Geschäftsdokumenten, was es zu einem „papierlosen“ Austausch macht, der das Faxen und Versenden von Dokumenten ersetzt.

Mit dieser Entwicklung in der Tech-Welt wollen viele Unternehmen Electronic Data Interchange implementieren, um die Anforderungen von Handel und Kunden zu erfüllen. Aber es gibt mehr als nur die Implementierung von EDI.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei darin, eine EDI-Lösung zu finden, die mit Ihrem Geschäftssystem kompatibel ist. Dieser Schritt kann sich als strategische Investition für Ihr Unternehmen als vorteilhaft erweisen und Sie wettbewerbsfähiger machen, zusammen mit einem Ertragsroid in den kommenden Jahren.

Die Integration von EDI in Ihr System kann hilfreich sein, um manuelle Dateneingabeverfahren zu vermeiden und dadurch das Auftreten häufiger Fehler zu reduzieren. Zusammen mit diesem, es kann auch die folgenden tun:

  • Eliminierung von Papierkram
  • Zeit und Arbeit sparen
  • Erleichtern Sie das Onboarding des EDI-Partners

Für die Integration des EDI-Systems in Ihre bestehende Anwendung müssen Daten zugeordnet werden. Um Ihre Anforderung in die Realität umzusetzen, müssen Sie über ein voll sachkundiges Personal verfügen, um die Integration durchführen zu können. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um das EDI in Ihr bestehendes System zu integrieren:

Erstellen einer Struktur

  • Vermitteln Sie einen IT-Koordinator, der über Kenntnisse in EDI verfügt. Unabhängig davon, ob die Person intern verfügbar oder extern eingestellt ist, muss er über fundierte Erfahrung in der Edi-Bereitstellung verfügen.
  • Bildung eines Ausschusses, der den Umsetzungsprozess abhört und die Leiter aller von der Umsetzung betroffenen Abteilungen einschließt.
  • Nehmen Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung ein, bevor Sie fortfahren. Autorisieren Sie einige Teammitglieder für die erforderlichen Aufgaben, und machen Sie sie für die Implementierung verantwortlich.

Analysieren

Analysieren Sie die Effektivität von EDI in Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation. Überprüfen Sie, ob das System in der Lage sein wird, das, was es beabsichtigt, im gegebenen Szenario auszuführen.

  • Kosten-Nutzen-Analysen sind auch bei der Implementierung von EDI eine Notwendigkeit, da sie Ihnen ein Echtzeitbild davon geben, wo Sie sich befinden und wie EDI nach der Integration Verbesserungen bringen kann.

EDI-Netzwerk

  • Wählen Sie das Netzwerk sorgfältig aus, bevor Sie EDI integrieren, und sehen Sie, wie sich das Netzwerk auf Ihre Anforderungen konzentriert. EDI kann entweder über VAN – Value Added Network oder über das Internet ausgeführt werden. VAN ist sicherer und erfordert in der Regel ein Konto, das einfach als elektronische Mailbox fungiert, um elektronische Dokumente zu senden und zu empfangen. Die Preisgestaltung, die Grundlagen und die zusätzlichen Funktionalitäten sind einige der entscheidenden Faktoren, die bei der Auswahl des Netzwerks zu beachten sind. Beide Netzwerke bieten jedoch ähnliche Funktionalitäten, aber der Hauptpunkt, an den wir uns erinnern sollten, ist, dass beide Parteien zustimmen sollten, dasselbe Netzwerk für EDI zu verwenden, um zu funktionieren.

Prototyp

  • Sie können auch die Prototyping-Methodik verwenden, um zu sehen, wie EDI in Ihre vorhandenen Anwendungen integriert wird, bevor Sie es in Echtzeit implementieren. Dadurch wird auch deutlich, wie viel Mapping erforderlich ist und ob weitere Anpassungen erforderlich sind oder nicht.

Typ der EDI-Lösung

  • EDI-Software, webbasierte EDI- und EDI-Servicebüros sind drei Arten von Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind.
    • EDI-Software wird direkt auf dem firmeneigenen Computer installiert. Diese Lösung eignet sich am besten, da sie ein Höchstmaß an Flexibilität und Kontrolle bietet. Backoffice-Prozesse können in EDI-Software integriert werden, um die Geschäftseffizienz zu verbessern. Dokumente werden direkt zwischen Ihrer EDI-Software und der EDI-Software Ihres Geschäftspartners ausgetauscht. Diese „Punkt-zu-Punkt“-Kommunikationsmethode ermöglicht nominale Verzögerungen und minimale Fehler.
    • Eine weitere Möglichkeit ist webbasiertes EDI, das das Internet als Medium für den Austausch von Dokumenten nutzt. Webbasiertes EDI ist ein freigegebener Prozess und erfordert die manuelle Eingabe der EDI-Informationen. Es gibt wenig Möglichkeiten zur Integration und verringert die Kontrolle über den täglichen Betrieb.
    • EDI-Auftragnehmer können als EDI-Servicebüros eingestellt werden, um Ihre EDI-Vorgänge gegen eine Gebühr durchzuführen. Diese Methode ermöglicht es Ihnen möglicherweise nicht, die volle Kontrolle über die Vorgänge zu haben, aber diese Methode kann Ihnen maximale Anpassung entsprechend Ihren Anforderungen geben. Dies kann Know-how in EDI-Bereitstellungsdiensten beinhalten, und Sie haben keine Sorge über den Integrationsprozess.

Integration von Daten unternehmensübergreifend

  • Investieren Sie in die Datenanalyse und entscheiden Sie den Endpunkt der Daten. Prüfen Sie datenanforderungen, Systeme, Dokumentformate und Standards, die in der Branche verwendet werden, können sich in diesem Fall als nützlich erweisen.

Zuordnung

  • Sobald die Analyse abgeschlossen ist, muss die Datenzuordnung vom Koordinator abgeschlossen werden. Die Karte definiert, wie sich die Daten in der EDI-Transaktion auf die Daten im internen System beziehen. Die Zuordnung sollte einem Format folgen und die Notwendigkeit benutzerdefinierter Schnittstellen eliminieren.

Pilot Run

  • Führen Sie ein Pilotprojekt mit einigen Ihrer Geschäftspartner aus, um zu sehen, wie es funktioniert. Nehmen Sie eine Anwendung nach der anderen wie Bestellungen und halten Sie es einfach. Überprüfen Sie die Richtigkeit mit partnern und bitten Sie sie, sie von ihrem Ende aus zu testen, indem Sie ähnliche Dokumente senden.

Papiertransaktionen werden erst dann vollständig entfernt, wenn beide Geschäftspartner davon überzeugt sind, dass das EDI-System gut funktioniert.

WebBee Global bietet Integrations- und Implementierungsservices für Ihre EDI-Software. Dies spart Ihnen Zeit und Mühe, ihre Mitarbeiter für das gleiche zu engagieren. Unternehmen, die nicht über Know-how in EDI-Lösungen verfügen oder über die personelle Abwicklung des Integrations- und Implementierungsprozesses verfügen, können sich auf WebBee für seine tadellose Servicequalität verlassen.

Die Managed Services von WebBee für EDI kümmern sich umfassend um Ihre Anforderungen. Dies reicht von der Entwicklung von Karten zur Verknüpfung von Dokumenten bis hin zur Rekrutierung von Partnern für die Bildung von Handelsgemeinschaften. Experten von WebBee stellen sicher, dass die Bereitstellung perfekt ist und der Austausch von Dokumenten von beiden Seiten sicher ist.

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