数据处理协议

本数据处理协议（“DPA”）构成客户（定义见协议）与WebBee eSolutions PVT之间的使用条款（或其他涉及相同主题的类似标题的书面或电子协议）（“协议”）的一部分。LTD. 根据该协议，处理器向控制器提供软件和服务（“服务”）。控制者和处理者分别被称为 “一方”，统称为 “双方”。
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作为协议义务的一部分，双方寻求实施本 DPA，以遵守欧盟 GDPR（定义见下文）关于处理者处理个人数据（定义见欧盟 GDPR）的要求。
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本 DPA 适用于处理者对个人数据的处理，由控制者提供，是处理者根据协议承担的义务的一部分。
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除非另有以下修改，否则本协议的条款将保持完全的效力和效力。

1。定义

此处未另行定义的术语应具有欧盟 GDPR 或协议中赋予的含义。以下术语应具有以下相应的含义：

  • 1.1。数据传输是指控制者为订单管理目的向组织提供客户个人数据，并将此类数据存储在安全托管基础设施（例如 AWS）上。本组织不会将客户个人数据转移给无关的第三方。
  • 1.2。“欧盟 GDPR” 是指欧洲议会和理事会2016年4月27日关于在个人数据处理方面保护自然人和此类数据自由流动以及废除第95/46/EC号指令（一般数据保护条例）的第2016/679号条例（欧盟）。
  • 1.3。“标准合同条款” 是指根据欧盟委员会2021年6月4日关于向第三国设立的处理者传输个人数据的标准合同条款的2021/914号实施决定（EU），作为附表1附于此处的合同条款，这些条款无法确保足够的数据保护水平。
  • 1.4。“控制者” 是指单独或与其他人共同决定个人数据处理目的和方式的自然人或法人、公共机构、机构或其他机构；如果此类处理的目的和方式由欧盟或成员国法律确定，则欧盟或成员国法律可能规定控制人或其提名的具体标准。
  • 1.5。“处理者” 是指代表控制者处理个人数据的自然人或法人、公共机构、机构或其他机构。
  • 1.6。“分处理者” 是指处理者指定的处理器/分包商，负责提供全部或部分服务，并按照控制者提供的个人数据进行处理。

2。本协议的目的

本 DPA 规定了处理者在个人数据处理方面的各种义务，并仅限于处理者在协议下的义务。如果《协议》的条款与本 DPA 的规定存在冲突，则以本 DPA 的规定为准。

3.个人数据和数据主体的类别

控制者授权处理者处理个人数据的权限，其范围由控制者确定和监管。本DPA附表1的附件一中规定了个人数据的当前性质。

4。处理的目的

根据协议，处理者处理个人数据的目的仅限于处理者向控制者和/或其客户提供服务。

5。处理时长

除非控制者另有书面协议，否则处理者将在协议期限内处理个人数据。

6。数据控制者的义务

  • 6.1。数据控制者应保证其拥有向数据处理者提供个人数据的所有必要权利，以便进行与约定服务相关的处理。在数据隐私法要求的范围内，数据控制者负责确保在适当的法律基础上向数据处理者提供此类个人数据，允许合法处理活动，包括获得任何必要的数据主体对本处理的同意，并负责确保保留此类同意的记录。如果数据主体撤销此类同意，则数据控制者有责任将撤销的事实告知数据处理者。
  • 6.2。数据控制者应向其收集个人数据的所有自然人提供相关的隐私声明。
  • 6.3。数据控制者应在数据控制者或其收集个人数据的任何数据主体的要求下要求数据处理者清除个人数据，除非适用法律另行要求数据处理者保留个人数据。
  • 6.4。如果数据控制者收到或得知任何以下信息，则应立即以书面形式通知数据处理者：
  • 6.4.1。表明违反有关个人数据的数据隐私法的投诉或指控；
  • 6.4.3。一人或多人就收集、处理、使用或传输个人数据提出的询问或投诉；
  • 6.4.4。任何寻求个人数据的监管请求、搜查令或其他法律、监管、行政或政府程序

7。数据处理者的义务

  • 7.1。处理者将遵循从控制者、其关联公司、代理人或人员收到的有关个人数据处理的书面和记录指示，包括电子邮件（每项指令，均为 “指令”）。
  • 7.2。协议和相关文件中描述的处理应被视为主计长的指示。
  • 7.3。 应数据控制者的要求，数据处理者将向数据控制者提供合理的协助，以回应/遵守数据主体在行使其权利时提出的要求/指示，或相关监管机构对数据处理者的个人数据处理的要求/指示。
  • 7.4。关于个人数据，数据处理者应根据数据保护法获得同意（必要时）和/或向数据主体发出通知，以使共享的个人数据能够按照本协议的规定提供给另一方和由其使用。
  • 7.5。当共享的个人数据传输到数据处理者的领土边界之外时，转让人应确保此类数据的接收者有合同义务保护此类个人数据，使其达到与本附录和《数据保护法》规定的相同或更高的标准。
  • 7.6。如果处理器认为处理指令违反了适用的法律或法规，则应通知控制器。
  • 7.7。作为数据处理者，考虑到处理的性质和数据处理者可用的信息，数据处理者应协助数据控制者按照 GDPR 的要求进行任何必要的数据保护影响评估 (DPIA)。

8。数据保密

  • 8.1。 为了处理个人数据，处理者将使用以下人员
  • 8.1.1。得知个人数据的机密性质，
  • 8.1.2。根据协议提供服务。
  • 8.3。处理者将采取适当的技术和组织措施，按照双方书面商定的标准，按照规格保护个人数据的安全性、机密性和完整性。
  • 8.3。处理者将采取适当的技术和组织措施，按照双方书面商定的标准，按照规格保护个人数据的安全性、机密性和完整性。

9。审计权

  • 9.1。 根据控制者的合理要求，处理者将向控制者提供合理必要的信息，以证明处理者在处理个人数据时遵守了欧盟 GDPR 或其他适用法律规定的义务。
  • 9.2。当控制者希望在处理器现场进行审计（自行或通过代表）时，应提前 45 天向处理者发出书面通知；处理者将就控制者或其代表进行的审计（包括检查）提供合理的合作与协助。
  • 9.3。财务主任应承担此类审计的费用。

10。数据传输机制

处理器处理的所有个人数据都存储在 AWS 提供的安全托管基础设施上。此外，使用Zoho CRM管理客户查询。除非 AWS 或 Zoho CRM 根据本 DPA 的条款进行存储或处理所必需的个人数据，否则不得将任何个人数据传输到欧洲经济区（“EEA”）以外的任何国家。任何此类处理都应遵守适用的数据保护法，包括对欧洲经济区以外的传输使用适当的保障措施

11。子处理器

  • 11.1。 控制者承认并同意，处理者可以聘请第三方分处理者来履行服务，前提是此类分处理者采取技术和组织措施来确保与其共享的个人数据的机密性；处理者聘用并获得控制者批准的当前分处理者列于本附表1的附件三。处理器应至少提前三十 (30) 个日历日向客户发送意向变更通知，将附件 III 中列出的子处理器的任何预期变更或增加通知控制者。根据GDPR第28（4）条，如果处理者未能代表分处理者履行DPA规定的与服务履行相关的数据保护义务，处理者仍应向控制者承担责任。
  • 11.2。如果控制者担心分处理者对个人数据的处理合理可能导致控制者违反 GDPR 规定的数据保护义务，则控制者可以反对处理者使用此类子处理器，处理者和控制者应真诚地协商解决此类问题。

12。个人数据泄露通知

  • 12.1。处理者应在发生个人数据泄露时维持规定的程序（定义见GDPR），并且在得知任何个人数据泄露时应毫不拖延地通知控制者，除非此类数据泄露不太可能对自然人的权利和自由造成风险。
  • 12.2。处理者应向控制者提供所有合理的协助，以遵守向监管机构和/或数据主体发出的个人数据泄露通知，确定此类数据泄露的原因，并采取合理的商业上合理的措施来缓解和补救此类数据泄露。
  • 12.3。 处理器不确认故障。处理者根据本 DPA 对个人数据泄露的通知或回应不应被解释为处理者对与数据事件有关的任何过失或责任的承认。

13。个人数据的返回和删除

  • 13.1。 处理者应在本协议终止或协议项下的处理者服务停止后至少 45 天（以较早者为准）将所有个人数据返还给控制者，或者根据控制者的指示，处理者应删除个人数据。在收到控制者的通知后，处理者应在合理可行的情况下尽快以常用格式或当前存储格式返回此类个人数据。
  • 13.2。 无论如何，处理者应在本协议结束后尽快删除个人数据，包括其所有副本。

14。技术和组织措施

考虑到技术发展状况和实施任何措施的成本，处理者将采取适当的技术和组织措施，防止未经授权或非法处理个人数据以及个人数据的意外丢失或破坏或损坏，以确保适当的安全级别，以适合：(a) 未经授权或非法处理或意外丢失、破坏或损坏可能造成的损害；以及 (b) 应保护数据的性质 [包括措施] 见附件二附表 1]

附表 1
附件一
A. 当事方名单
数据导出器
姓名： 客户（如相关订单表中所述）。
地址： 如客户在协议中规定的那样。
联系人的姓名、职位和联系方式： 如客户在协议中规定的那样。
与根据这些条款传输的数据相关的活动： WebBee eSolutions PVT 提供的服务的接收者。LTD. 根据协议。
签名和日期： 协议中规定了签名和日期。
角色：控制器
数据导入器：
姓名： WebBee eSolutions PVT。有限公司。
地址：授权代表
联系人的姓名、职位和联系方式： 授权签字人
与根据这些条款传输的数据相关的活动： 根据协议向客户提供服务。
签名和日期： 协议中规定了签名和日期。
角色：处理器。
B. 转让说明

传输个人数据的数据主体类别

客户对服务的授权用户。

传输的个人数据类别

姓名、地址、电子邮件、电话、相关 URL、用户 ID、用户名。

传输的敏感数据（如果适用），并应用了充分考虑数据性质和所涉风险的限制或保障措施，例如严格的目的限制、访问限制（包括仅限接受过专业培训的员工的访问权限）、保留数据访问记录、对继续传输的限制或其他安全措施。

未收集任何敏感数据。

传输频率（例如，数据是一次性传输还是连续传输）。

持续的基础

处理的性质
处理客户个人数据以进行订单管理，包括订单处理、配送、支持和相关记录保存

数据传输和进一步处理的目的

转让的目的是促进本协议和随附订单中更全面地描述的服务的执行。

个人数据的保留期限，或者，如果不可能，则用于确定该期限的标准

协议、附录和随附的订单表中更全面地描述了客户个人数据的保留期限。

对于向（子）处理者的传输，还要说明处理的主题、性质和持续时间

协议、附录和随附的订单表中更全面地描述了处理的主题、性质和持续时间。

 

C. 主管监管机构

数据导出者在欧洲经济区国家成立。

主管监管机构是 由适用欧盟 SCC 第 13 条确定。

附件二
技术和组织措施，包括确保数据安全的技术和组织措施
描述 WebBee eSolutions PVT 实施的技术和组织安全措施。LTD. 作为数据处理者/数据进口者，将考虑到处理的性质、范围、背景和目的以及自然人权利和自由的风险，确保适当的安全级别。
  • Security Management System.
    • Organization. WebBee eSolutions PVT. LTD. designates qualified security personnel whose responsibilities include development, implementation, and ongoing maintenance of the Information Security Program.
    • Policies. Management reviews and supports all security related policies to ensure the security, availability, integrity and confidentiality of Customer Personal Data. These policies are updated at least once annually.
    • Assessments. WebBee eSolutions PVT. LTD. engages a reputable independent third-party to perform risk assessments of all systems containing Customer Personal Data at least once annually.
    • Risk Treatment. WebBee eSolutions PVT. LTD. maintains a formal and effective risk treatment program that includes penetration testing, vulnerability management and patch management to identify and protect against potential threats to the security, integrity or confidentiality of Customer Personal Data.
    • Vendor Management. WebBee eSolutions PVT. LTD. maintains an effective vendor management program.
    • Incident Management. WebBee eSolutions PVT. LTD. reviews security incidents regularly, including effective determination of root cause and corrective action.
    • Standards. WebBee eSolutions PVT. LTD. operates an information security management system that complies with the requirements of ISO 27001:2022 standard.
  • Personnel Security.
    • WebBee eSolutions PVT. LTD. personnel are required to conduct themselves in a manner consistent with the company’s guidelines regarding confidentiality, business ethics, appropriate usage, and professional standards. WebBee eSolutions PVT. LTD. conducts reasonably appropriate background checks on any employees who will have access to client data under this Agreement, including in relation to employment history and criminal records, to the extent legally permissible and in accordance with applicable local labor law, customary practice and statutory regulations.
    • Personnel are required to execute a confidentiality agreement in writing at the time of hire and to protect Customer Personal Data at all times. Personnel must acknowledge receipt of, and compliance with, WebBee eSolutions PVT. LTD.’s confidentiality, privacy and security policies. Personnel are provided with privacy and security training on how to implement and comply with the Information Security Program. Personnel handling Customer Personal Data are required to complete additional requirements appropriate to their role (e.g., certifications). WebBee eSolutions PVT. LTD.’s personnel will not process Customer Personal Data without authorization.
  • Access Controls
    • Access Management. WebBee eSolutions PVT. LTD. maintains a formal access management process for the request, review, approval and provisioning of all personnel with access to Customer Personal Data to limit access to Customer Personal Data and systems storing, accessing or transmitting Customer Personal Data to properly authorized persons having a need for such access. Access reviews are conducted periodically to ensure that only those personnel with access to Customer Personal Data still require it.
    • Infrastructure Security Personnel. WebBee eSolutions PVT. LTD. has, and maintains, a security policy for its personnel, and requires security training as part of the training package for its personnel. WebBee eSolutions PVT. LTD.’s infrastructure security personnel are responsible for the ongoing monitoring of WebBee eSolutions PVT. LTD.’s security infrastructure, the review of the Services, and for responding to security incidents.
    • Access Control and Privilege Management. WebBee eSolutions PVT. LTD.’s and Customer’s administrators and end users must authenticate themselves via a Multi-Factor authentication system or via a single sign on system in order to use the Services.
    • Internal Data Access Processes and Policies – Access Policy. WebBee eSolutions PVT. LTD.’s internal data access processes and policies are designed to protect against unauthorized access, use, disclosure, alteration or destruction of Customer Personal Data. WebBee eSolutions PVT. LTD. designs its systems to only allow authorized persons to access data they are authorized to access based on principles of “least privileged” and “need to know”, and to prevent others who should not have access from obtaining access. WebBee eSolutions PVT. LTD. requires the use of unique user IDs, strong passwords, two factor authentication and carefully monitored access lists to minimize the potential for unauthorized account use. The granting or modification of access rights is based on: the authorized personnel’s job responsibilities; job duty requirements necessary to perform authorized tasks; a need to know basis; and must be in accordance with WebBee eSolutions PVT. LTD.’s internal data access policies and training. Approvals are managed by workflow tools that maintain audit records of all changes. Access to systems is logged to create an audit trail for accountability. Where passwords are employed for authentication (e.g., login to workstations), password policies follow industry standard practices. These standards include password complexity, password expiry, password lockout, restrictions on password reuse and re-prompt for password after a period of inactivity.
  • Data Center and Network Security
    • Data Centers.
    • Infrastructure. WebBee eSolutions PVT. LTD. has AWS as its data center.
    • Resiliency. Multi Availability Zones are enabled on AWS and WebBee eSolutions PVT. LTD. conducts Backup Restoration Testing on regular basis to ensure resiliency.
    • Server Operating Systems. WebBee eSolutions PVT. LTD.’s servers are customized for the application environment and the servers have been hardened for the security of the Services. WebBee eSolutions PVT. LTD. employs a code review process to increase the security of the code used to provide the Services and enhance the security products in production environments.
    • Disaster Recovery. WebBee eSolutions PVT. LTD. replicates data over multiple systems to help to protect against accidental destruction or loss. WebBee eSolutions PVT. LTD. has designed and regularly plans and tests its disaster recovery programs.
    • Security Logs. WebBee eSolutions PVT. LTD.’s systems have logging enabled to their respective system log facility in order to support the security audits, and monitor and detect actual and attempted attacks on, or intrusions into, WebBee eSolutions PVT. LTD.’s systems.
    • Vulnerability Management. WebBee eSolutions PVT. LTD. performs regular vulnerability scans on all infrastructure components of its production and development environment. Vulnerabilities are remediated on a risk basis, with Critical, High and Medium security patches for all components installed as soon as commercially possible.
  • Networks and Transmission.
    • Data Transmission. Transmissions on production environment are transmitted via Internet standard protocols.
    • External Attack Surface. AWS Security Group which is equivalent to virtual firewall is in place for Production environment on AWS.
    • Incident Response. WebBee eSolutions PVT. LTD. maintains incident management policies and procedures, including detailed security incident escalation procedures. WebBee eSolutions PVT. LTD. monitors a variety of communication channels for security incidents, and WebBee eSolutions PVT. LTD.’s security personnel will react promptly to suspected or known incidents, mitigate harmful effects of such security incidents, and document such security incidents and their outcomes.
    • Encryption Technologies. WebBee eSolutions PVT. LTD. makes HTTPS encryption (also referred to as SSL or TLS) available for data in transit.
  • Data Storage, Isolation, Authentication, and Destruction. WebBee eSolutions PVT. LTD. stores data in a multi-tenant environment on AWS servers. Data, the Services database and file system architecture are replicated between multiple availability zones on AWS. WebBee eSolutions PVT. LTD. logically isolates the data of different customers. A central authentication system is used across all Services to increase uniform security of data. WebBee eSolutions PVT. LTD. ensures secure disposal of Client Data through the use of a series of data destruction processes.
附件三
子处理器列表
控制器已授权使用以下子处理器：
Name of Sub-Processor Description of Processing Location of Other Processor
Amazon Web Services Hosting the Production Environment Europe, Ireland
Amazon Web Services Hosting the Production Environment USA, North Virginia
Zoho CRM Managing Customer Relationship Chennai, India
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