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Cosa comprendiamo con EDI e i suoi requisiti di integrazione?

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Electronic Data Interchange (EDI) è lo scambio elettronico di informazioni aziendali utilizzando un formato uniforme e coerente; un metodo che consente a una società di inviare informazioni o dati a un’altra società elettronicamente piuttosto che utilizzare la carta.

Anche se molti documenti aziendali possono essere scambiati utilizzando EDI, ma i due più comuni sono ordini di acquisto e fatture. Per cominciare, EDI sostituisce la preparazione e la gestione della posta legate alla comunicazione e ai rapporti commerciali vecchio stile. Tuttavia, il vero punto di forza della EDI risiede nella standardizzazione delle informazioni comunicate nei documenti aziendali, il che la rende uno scambio “paperless” che sostituisce l’invio di fax e l’invio di documenti.

Con questo sviluppo nel mondo della tecnologia, molte aziende stanno cercando di implementare Electronic Data Interchange al fine di soddisfare i requisiti di vendita al dettaglio e clienti. Ma non c’è solo l’implementazione della EDI.

La chiave del successo qui è quello di trovare una soluzione EDI che è compatibile con il vostro sistema aziendale. Questa mossa potrebbe rivelarsi vantaggiosa come investimento strategico per il tuo business e renderti più competitivo insieme alla resa del ROI nei prossimi anni.

L’integrazione di EDI con il sistema può essere utile per eliminare le procedure manuali di immissione dei dati e quindi ridurre il verificarsi di errori frequenti. Insieme a questo, può anche fare quanto segue:

  • Eliminazione delle scartoffie
  • Risparmia tempo e manodopera
  • Facilità di onboarding del partner EDI

Per l’integrazione del sistema EDI con l’applicazione esistente, è necessario eseguire il mapping dei dati. Per convertire il tuo requisito in realtà, devi avere un personale pienamente competente per realizzare l’integrazione. Ecco i passaggi che è possibile seguire per integrare l’EDI con il sistema esistente:

Formare una struttura

  • Organizzare un coordinatore IT che ha una conoscenza di lavoro di EDI. Sia che la persona sia disponibile internamente o assunta esternamente, deve avere un’esperienza approfondita nella fornitura di EDI.
  • Formare una commissione per ascoltare il processo di attuazione e includere i capi di tutti i dipartimenti interessati dall’attuazione.
  • Prendere il consenso della direzione superiore prima di procedere. Autorizzare alcuni membri del team per le attività necessarie e ritenerli responsabili dell’implementazione.

Analizzare

Analizza l’efficacia di EDI nella tua azienda e organizzazione. Verificare se il sistema sarà in grado di eseguire le operazioni desiderate nello scenario specificato.

  • L’analisi costi-benefici è anche una necessità nell’implementazione dell’EDI in quanto ti darà l’immagine in tempo reale di dove ti trovi e di come EDI può apportare miglioramenti, dopo l’integrazione.

Rete EDI

  • Scegli la rete con attenzione prima di integrare EDI e scopri come la rete si concentra sulle tue esigenze. EDI può essere eseguito sia attraverso VAN – Rete a valore aggiunto o su Internet. VAN è più sicuro e richiede in genere un account che agisca semplicemente come una casella di posta elettronica per inviare e ricevere documenti elettronici. Includere i prezzi, nozioni di base, e funzionalità aggiuntive sono alcuni dei fattori critici da tenere a mente durante la scelta della rete. Tuttavia, entrambe le reti forniscono funzionalità simili, ma il punto principale da ricordare qui è che entrambe le parti dovrebbero accettare di utilizzare la stessa rete per il funzionamento di EDI.

Prototipo

  • È inoltre possibile utilizzare la metodologia di prototipazione per vedere come EDI si integra con le applicazioni esistenti prima di implementarla in tempo reale. Questo renderà anche chiaro quanto mapping è necessario e se qualsiasi ulteriore personalizzazione è necessaria o meno.

Tipo di soluzione EDI

  • Il software EDI, gli uffici di servizio EDI e EDI sono tre tipi di soluzioni disponibili sul mercato.
    • Il software EDI viene installato direttamente sul computer di proprietà dell’azienda. Questa soluzione è più adatta in quanto offre il massimo livello di flessibilità e controllo. I processi di back office possono essere integrati con il software EDI per migliorare l’efficienza aziendale. I documenti vengono scambiati direttamente tra il software EDI e il software EDI del partner commerciale. Questo metodo di comunicazione “punto a punto” consente ritardi nominali ed errori minimi.
    • Un’altra opzione è edi basata sul web che utilizza Internet come mezzo di scambio di documenti. L’EDI basato sul Web è un processo condiviso e richiede l’immissione manuale delle informazioni EDI. L’integrazione ha scarse e riduce il controllo sulle operazioni quotidiane.
    • Gli appaltatori EDI possono essere assunti come uffici di servizio EDI per eseguire le operazioni EDI a pagamento. Questo metodo potrebbe non consentire il controllo completo sulle operazioni, ma questo metodo può fornire la massima personalizzazione in base alle proprie esigenze. Ciò può comportare competenze nella fornitura di servizi EDI e non si ha preoccupazioni per il processo di integrazione.

Integra i dati in tutte le aziende

  • Investire nell’analisi dei dati e decidere il punto finale dei dati. Esaminare i requisiti dei dati, i sistemi, i formati di documento e gli standard utilizzati nel settore può rivelarsi utile in questo caso.

Mapping

  • Al termine dell’analisi, il mapping dei dati deve essere completato dal coordinatore. La mappa definisce il modo in cui i dati nella transazione EDI sono correlati ai dati nel sistema interno. Il mapping deve seguire un formato ed eliminare la necessità di interfacce personalizzate.

Corsa pilota

  • Eseguire un progetto pilota con alcuni dei partner commerciali per verificarne il rendimento. Prendere una domanda alla volta come gli ordini di acquisto e tenerlo semplice. Verificare la precisione con i partner e chiedere loro di testarlo dalla loro fine inviando documenti simili.

Le transazioni cartacee non vengono rimosse del tutto fino a quando entrambi i partner commerciali non sono pienamente soddisfatti del buon anda’ bene sul sistema EDI.

WebBee Global fornisce servizi di integrazione e implementazione per il software EDI. Questo vi farà risparmiare tempo e fatica nel coinvolgere il vostro personale per lo stesso. Le aziende che non hanno esperienza nelle soluzioni EDI o la forza lavoro per gestire il processo di integrazione e implementazione possono contare su WebBee per la sua impeccabile qualità del servizio.

I servizi gestiti di WebBee per EDI si occuperanno delle vostre esigenze in modo completo. Si va dallo sviluppo di mappe per collegare i documenti e al reclutamento di partner per la formazione di comunità commerciali. Gli esperti di WebBee si assicureranno che la distribuzione sia perfetta e che lo scambio di documenti sia sicuro da entrambe le estremità.

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