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Que comprenons-nous par EDI et ses exigences d’intégration?

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L’échange électronique de données (EDI) est l’échange électronique d’informations commerciales à l’aide d’un format uniforme et cohérent; une méthode qui permet à une entreprise d’envoyer des informations ou des données à une autre entreprise par voie électronique plutôt que d’utiliser du papier.

Bien que de nombreux documents d’affaires puissent être échangés à l’aide d’EDI, les deux documents les plus courants sont les bons de commande et les factures. Pour commencer, EDI remplace la préparation et la manipulation du courrier liées à la communication et aux transactions commerciales à l’ancienne. Toutefois, la véritable force de l’EDI réside dans la normalisation des informations communiquées dans les documents d’affaires, ce qui en fait un échange « sans papier » remplaçant la télécopie et l’envoi de documents.

Avec ce développement dans le monde de la technologie, de nombreuses entreprises cherchent à mettre en œuvre l’échange de données électroniques afin de se conformer aux exigences des détaillants et des clients. Mais il n’y a pas que la mise en œuvre de l’EDI.

La clé du succès ici est de trouver une solution EDI compatible avec votre système d’entreprise. Cette décision peut s’avérer bénéfique en tant qu’investissement stratégique pour votre entreprise et vous rendre plus compétitif en plus de produire un retour sur investissement dans les années à venir.

L’intégration d’EDI à votre système peut être utile pour éliminer les procédures manuelles de saisie de données et réduire ainsi l’occurrence d’erreurs fréquentes. Parallèlement à cela, il peut également faire ce qui suit:

  • Éliminer la paperasserie
  • Gagner du temps et du travail
  • Faciliter l’intégration du partenaire EDI

Pour intégrer le système EDI à votre application existante, les données doivent être cartographiées. Pour convertir votre exigence en réalité, vous devez avoir un personnel compétent pour effectuer l’intégration. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour intégrer l’EDI à votre système existant :

Former une structure

  • Prenez des dispositions pour un coordonnateur informatique qui a une connaissance pratique de l’EDI. Que la personne soit disponible à l’interne ou embauchée à l’extérieur, elle doit avoir une expérience approfondie dans la prestation d’EDI.
  • Former un comité chargé d’entendre le processus de mise en œuvre et d’inclure les chefs de tous les ministères touchés par la mise en œuvre.
  • Prenez le consentement de la haute direction avant d’aller de l’avant. Autoriser certains membres de l’équipe pour les tâches requises et les tenir responsables de la mise en œuvre.

Analyser

Analysez l’efficacité d’EDI dans votre entreprise et votre organisation. Vérifiez si le système sera en mesure d’exécuter ce qu’il a l’intention de faire dans le scénario donné.

  • L’analyse coûts-avantages est également une nécessité lors de la mise en œuvre de l’EDI car elle vous donnera une image en temps réel de l’endroit où vous vous trouvez et de la façon dont EDI peut apporter des améliorations, après intégration.

Réseau EDI

  • Choisissez le réseau avec soin avant d’intégrer EDI et découvrez comment le réseau se concentre sur vos besoins. EDI peut être exécuté soit par VAN – Value Added Network ou sur Internet. VAN est plus sûr et exigera généralement un compte qui agit simplement comme une boîte aux lettres électronique à la fois envoyer et reçoit des documents électroniques. Inclure les prix, les bases et les fonctionnalités ajoutées sont quelques-uns des facteurs critiques à garder à l’esprit lors du choix du réseau. Toutefois, les deux réseaux fournissent des fonctionnalités similaires, mais le point principal à retenir ici est que les deux parties devraient convenir d’utiliser le même réseau pour EDI de travailler.

Prototype

  • Vous pouvez également utiliser la méthodologie de prototypage pour voir comment EDI s’intègre à vos applications existantes avant de l’implémenter en temps réel. Cela indiquera également clairement la quantité de mappage nécessaire et si une personnalisation supplémentaire est nécessaire ou non.

Type de solution EDI

  • Les bureaux de services EDI, logiciels EDI et EDI sont trois types de solutions disponibles sur le marché.
    • Le logiciel EDI est installé directement sur l’ordinateur appartenant à l’entreprise. Cette solution est la mieux adaptée car elle offre le plus haut niveau de flexibilité et de contrôle. Les processus back office peuvent être intégrés au logiciel EDI pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. Les documents sont échangés directement entre votre logiciel EDI et le logiciel EDI de votre partenaire d’affaires. Cette méthode de communication « point à point » permet des retards nominaux et des erreurs minimales.
    • Une autre option est EDI sur le Web qui utilise l’Internet comme moyen d’échange de documents. L’EDI sur le Web est un processus partagé et nécessite l’entrée manuelle des informations EDI. Il y a peu de possibilités d’intégration et diminue le contrôle sur les opérations quotidiennes.
    • Les entrepreneurs EDI peuvent être embauchés comme bureaux de service EDI pour effectuer vos opérations EDI à un frais. Cette méthode peut ne pas vous permettre d’avoir un contrôle total sur les opérations, mais cette méthode peut vous donner une personnalisation maximale en fonction de vos besoins. Cela peut impliquer une expertise dans la prestation de services EDI et vous n’avez pas de souci s’il s’agit du processus d’intégration.

Intégrer les données dans l’ensemble de l’entreprise

  • Investissez dans l’analyse des données et décidez du point final des données. Examiner les exigences en matière de données, les systèmes, les formats de documents et les normes utilisés dans l’industrie peut s’avérer utile dans ce cas.

Cartographie

  • Une fois l’analyse terminée, le coordonnateur doit effectuer la cartographie des données. La carte définit la façon dont les données de la transaction EDI se rapportent aux données du système interne. Le mappage doit suivre un format et éliminer le besoin d’interfaces personnalisées.

Course pilote

  • Exécutez un projet pilote avec certains de vos partenaires commerciaux pour voir comment il fonctionne. Prenez une application à la fois comme les ordres d’achat et gardez-la simple. Vérifiez l’exactitude avec les partenaires et demandez-leur de le tester de leur côté en envoyant des documents similaires.

Les transactions papier ne sont pas complètement supprimées tant que les deux partenaires commerciaux ne sont pas pleinement convaincus que le système EDI fonctionne bien.

WebBee Global fournit des services d’intégration et d’implémentation pour votre logiciel EDI. Cela vous fera gagner du temps et des efforts pour engager votre personnel pour la même chose. Les entreprises qui n’ont pas d’expertise dans les solutions EDI ou la main-d’œuvre nécessaire pour gérer le processus d’intégration et de mise en œuvre peuvent compter sur WebBee pour sa qualité de service irréprochable.

Les services gérés de WebBee pour EDI s’occuperont de vos besoins de manière exhaustive. Cela va de l’élaboration de cartes pour relier les documents ensemble et au recrutement de partenaires pour former des communautés commerciales. Les experts de WebBee s’assureront que le déploiement est parfait et que l’échange de documents est sécurisé des deux côtés.

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